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Lors de la réunion, les experts se sont focalisés sur les sujets tels que la politique de l'information et la gouvernance, ses normes et la gestion des risques. Ils ont partagé les meilleures pratiques en matière de gouvernance de l'information et d’archivage numérique.
Les principales discussions ont porté sur l'archivage de documents électroniques. Les experts des États-Unis, du Royaume-Uni et des Pays-Bas ont partagé leurs meilleures pratiques en la matière. Les participants des discussions ont conclu que la collaboration et la compréhension entre les experts en informatique et les archivistes doivent être améliorées car les spécialistes d'archives ne disposent souvent pas de connaissances informatiques suffisantes, alors que les experts en informatiques manquent la compréhension des spécificités de l'archivage.
Des professionnels expérimentés ont également partagé des informations sur la mise en œuvre de la spécification « MoReq2010 » et l'ajout ultérieur de critères d'archivage destinés à des documents électroniques. Ils ont informé sur le développement de la spécification de transfert d’un paquet unifié de documents. La spécification sera disponible aux entreprises informatiques pour qu’elles puissent préparer les documents électroniques et les garder dans les archives. En outre, les participants ont présenté les progrès réalisés dans l'élaboration des spécifications pour une base de données d'archivage mise en œuvre par le projet E-ARK du Forum DLM.
La principale conclusion de la réunion sur le développement des spécifications d'archivage du paquet de base de données a été que les spécifications doivent correspondre davantage aux possibilités communes des archives et au domaine des technologies d’information.
La réunion a rassemblé 92 participants des États membres de l'UE, de la Norvège, des Etats-Unis et de l’Oman. Plusieurs organisations lettones, des entreprises informatiques, des étudiants et du personnel académique de l'Université de Lettonie ont également montré un grand intérêt pour l'événement.
Le Forum DLM a été créée au milieu des années 1990 sur la base d'un groupe de travail de la Commission européenne visant à trouver les solutions dans le domaine de la gestion électronique des dossiers. Au cours des 20 ans, le Forum DLM est devenue une organisation mondiale influente dont la carte de visite est sa spécification « MoReq » sur des principaux besoins fonctionnels des systèmes de documents et le projet d'archivage de base de données E-ARK.
Les membres du Forum DLM se réunissent deux fois par an et ces réunions sont traditionnellement organisées par le pays assurant la présidence de l'UE. Cette fois, la réunion a eu lieu à Riga, à la Faculté des sciences sociales de l’Université de Lettonie.
